Definitionsphase
Der erste Schritt eines Projektes ist die Definitionsphase. Bei der Definitionsphase wird eine Projektakte angelegt. In der Projektakte sollten folgende Dokumente anhalten sein: Projektzielblatt, Problembeschreibung, Projektauftrag, Pflichtenheft und Lastenheft.
Problemanalyse
Wieso wird ein Projekt gestartet und was ist das Kernziel dieses Projektes? Welche Lösungen kann ich hierbei einsetzen? Möglich Hilfinstrumente sind unter anderem:
- Ist- Soll-Zustand Beschreibung
- Problembeschreibung
:*Beschreibung derzeitige Situation
:*Welcher Abteilung/Filiale es auf?
:*Entstehen dadurch Auswirkungen
- Ursachenanalyse
:*Wieso ist so ein Unterschied zwischen dem Ist- Soll Vergleich
:*Wer ist dafür Verantwortlich
:*Was ist die Ursache
Das Analysieren kann man mittel einem Persönlichen Interview, Fragebogen oder vielleicht mithilfe eines Ursachen-Wirkungs-Diagramm.
Kick-Off-Meeting
Für die Spielregeln eines Kick-Off-Meeting siehe Kick-Off-Meeting.
Projektziel
Was soll mit diesem Projekt erreicht werden? Wie hoch ist mein Budget für mein Ziel? Wann muss dieses Projekt abgeschloßen werden?
Ein Projektziel wird somit aufgesplittet in drei unter Ziele:
- Sachziel
- Terminziel
- Kostenziel
Dabei können diese Ziele nochmals aufgesplittet werden anhand der Wichtigkeit.
- Grobziel
- Unterziele
- Operationale Ziele
Smart
Die Zeile müssen Smart sein. Smart steht für:
- S Spezifisch (klares Ziel)
- M Messbar (Ziel kann man erreichen)
- A Ausführbar (Erreichbar)
- R Realistisch
- T Terminierbar (Deadline)
Projektauftrag
Der Projektauftrag ist klar definiert mit allen W-Fragen: Wie, Wer, Wo, Wann, Wie viel, Was und Warum. Als Projektauftrag nutzt man des öfteren einen Lastenheft.Und im gegenstück, um zu klären wie der Auftrag gelöst wird, das Pflichtenheft.
Aufbau Lastenheft
- Einführung
- Ist-Analyse
- Soll-Konzepts
- Schnittstellen
- erforderlichen Anforderungen
- Nicht erforderlichen Anforderungen
- Abnahmekriterien
Aufbau Pflichtenheft
- Zielsetzung/Umsetzung (Soll- Ist- Analyse)
- Spezielle Anforderungen
- Qualitätsanforderungen/Qualitätssicherung
- Test und Abnahme
- Projektkalkulation
- Zeitplanung / Meilensteine
- Ressourcenplanung (Mitarbeiter, Sachmittel)
Projektorganisation
Welche Aufbauorganisation ist bei einem Projekt einzusetzen? Unter Aufbauorganisation versteht man die Gliederung der einzelne Abteilungen/Mitarbeiter.
- Linienorganisation (Unterteilt nach Abteilungen)
- Stablinienorganisation (zusätzliche Stabstellen)
- Matrixorganisation (Unterteilt nach Abteilungen und Projektgruppe)